Finalizamos en este número el tercer módulo de este Curso Básico de Gestión Financiera, elaborado por el equipo de expertos de Planificación Jurídica-Centro de Documentación. Esta entrega se dedica al análisis integral del balance de situación, su lectura y la emisión de conclusiones.
Cuentas anuales
Las cuentas anuales de la empresa son la culminación de todo el proceso de información contable que hace referencia al año o ejercicio económico de la entidad emisora de dicha información. Estos estados financieros, a los que concretamente denominamos cuentas anuales, se hallan compuestos, de acuerdo con la normativa comunitaria y española vigente, por tres documentos que forman una unidad: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria (no obligatorios para los empresarios individuales titulares de una oficina de farmacia). De una forma muy simple, podríamos decir que los dos primeros tienen un carácter predominantemente cuantitativo. El tercero es, esencialmente, cualitativo, o lo que es lo mismo, nos explica detalladamente las circunstancias y criterios que han han sido aplicados para la consecución de los dos anteriores.
Balance de situación
Por lo que se refiere al balance de situación, objeto de estas líneas, recoge una información que podemos definir de estática, dado que nos ofrece, como su nombre indica, la situación del patrimonio empresarial en un momento determinado de tiempo, coincidente con el del cierre del ejercicio que, en la mayoría de los casos aunque no siempre, suele ser el 31 de diciembre de cada año. Por tanto, la información ofrecida en dicha cuenta anual es la referente a la riqueza neta de la empresa en el momento concreto en que finaliza el ejercicio al que aquélla se refiere.
Para la adecuada comprensión del balance, se establece una primera clasificación: todos los bienes y derechos de los que es titular la empresa se encuentran detallados en lo que se denomina activo, mientras que las obligaciones frente a terceros se especifican en lo que conocemos por pasivo, en forma de pasivo exigible o fondos ajenos. La diferencia entre ambas magnitudes, activo (lo que tengo) y pasivo (lo que debo) es, obviamente, la riqueza neta de la empresa, conocida bajo los nombres de neto patrimonial o simplemente neto, no exigible (dado que pertenece a los propietarios) o fondos propios, como contraposición a los fondos ajenos antes referidos.
Resulta del todo evidente que dicha diferencia, expresada en forma de sencilla fórmula:
debe de resultar positiva, es decir, lo que se posee siempre debe de ser superior a lo que se debe. Si la diferencia, que se concreta en lo que hemos denominado fondos propios, resulta negativa, habitualmente como consecuencia de pérdidas sostenidas y financiadas generalmente mediante el endeudamiento con terceros, aparece la, en absoluto deseable, situación de quiebra, dado que, por idéntico aunque inverso razonamiento, todo lo que se posee es inferior a lo que se debe.
Elementos que componen un balance
Avanzando más en la clasificación para una adecuada interpretación, se ordenan tanto el activo como el pasivo.
Activo
El activo se ordena por orden de disponibilidad o proximidad a su conversión en dinero líquido y el pasivo, por orden de exigibilidad o proximidad a la fecha de vencimiento. En ambos casos la ordenación se realiza, generalmente, de menor a mayor (disponibilidad - exigibilidad).
Es evidente que la partida más disponible del activo es, sin duda, la tesorería o disponible en caja y bancos. De hecho, todas las partidas de activo acaban convirtiéndose en disponibilidades líquidas, unas a un ritmo más rápido que otras. Las partidas más lejanas a la disponibilidad son las que hacen referencia a la inversión en lo que se conoce, en términos contables, como activo fijo, formado, principalmente, por bienes de equipo materiales como, entre otros, la maquinaria, las instalaciones o los equipos informáticos y otros elementos con valor real pero inmateriales, como pueden ser los dimanantes de la propiedad industrial, tales como patentes y marcas, o bien las aplicaciones informáticas o programas. Dado que uno de los objetivos de la empresa, para poder seguir funcionado de una manera continuada, es la restitución, a través del precio de venta de sus productos, de todos los factores que han intervenido en el proceso productivo, entre estos factores se encuentran, precisamente, los elementos del activo fijo, llamado también inmovilizado, dada su relativa inmovilización en la empresa. La restitución de estos elementos de activo fijo se realiza mediante el proceso conocido como amortización, con el que se consigue, finalmente y sin entrar en los detalles del mismo, que cada unidad producida lleve incorporada en el precio de coste y, por tanto, en el de venta, una parte alícuota del coste de dichos bienes de inversión que irán restituyendo los clientes a lo largo de los años de vida útil de éstos bienes, al pagar el precio de los productos adquiridos.
Otros activos, como las existencias de primeras materias, mercaderías o productos acabados, es evidente que se hallan mucho más cerca de convertirse en elementos líquidos de la empresa, dado que, en condiciones normales, sólo resta su venta y cobro a los clientes, cuyo saldo o deuda en el activo todavía se halla más cercano a dicha disponibilidad en efectivo.
Todo ello nos lleva a poder analizar el equilibrio financiero de la empresa, clasificando, además de ordenando, el activo en dos grandes masas patrimoniales: activo fijo y activo circulante. El primero de una permanencia en la empresa superior al año y el segundo, inferior al mismo, debido a las peculiaridades intrínsecas de cada uno que acabamos de comentar.
Pasivo
Para una adecuada comparación y análisis, se agrupan igualmente los elementos del pasivo en fijo y circulante. En el primero tendremos los pasivos con un vencimiento superior a un año y en el circulante, los de vencimiento inferior al año. Lógicamente, en el primero coexistirán los fondos propios cuyo vencimiento, en general, y salvo excepciones puntuales y concretas (reducciones de capital, dividendos con cargo a reservas y poco más), es prácticamente inexistente y los fondos ajenos a largo plazo. En el segundo (pasivo circulante) sólo se incluyen aquellos fondos ajenos de todo tipo, incluso procedentes de entidades públicas, que vencen durante el ejercicio. Todo lo antedicho se representa fácilmente mediante la simple fórmula:
Así llegamos a la determinación del aludido equilibrio financiero, dado que, como resulta evidente, los elementos del activo fijo cuya disponibilidad hemos visto que se realizará a largo plazo deberán estar financiados indefectiblemente con pasivo fijo y, paralelamente, el activo circulante nos ha de permitir hacer frente sin dificultades al pasivo circulante.
Fondo de maniobra
El análisis anterior conduce, además, a determinadas conclusiones. De entrada nos permite calcular el capital circulante de la empresa, también conocido como fondo de maniobra, dado que se trata de los fondos que permiten «maniobrar» financieramente con tranquilidad. Es decir, aceptado que, lógicamente, el activo fijo debe estar financiado por pasivo fijo, ello no significa que ambos deban sumar el mismo importe sino que, para la tranquilidad financiera de la empresa, el equilibrio pasa porque el pasivo fijo sea algo superior al activo fijo, con lo cual dicho pasivo fijo financia, además, algo del activo circulante (generalmente existencias de seguridad). Ello permitirá la referida tranquilidad, dado que la disponibilidad de éste será mucho más rápida que la exigibilidad de aquél. De (1) podemos deducir que:
Que es lo mismo que decir que el fondo de maniobra se calcula a partir de la diferencia entre el pasivo fijo y el activo fijo.
Si la lectura la hacemos desde la otra perspectiva, se llega a conclusiones similares. Es decir, si el pasivo fijo es mayor que el activo fijo, volviendo a la fórmula (1), ello significará que el activo circulante será mayor que el pasivo circulante, lo que se traduce en que para hacer frente a las deudas a corto plazo, disponemos de elementos de activo, también a corto plazo, más que suficientes, gracias a que parte de ellos se hallan financiados con pasivo fijo o a largo plazo.
Lo que significa que el fondo de maniobra también se calcula a partir de la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante.
Desequilibrio financiero
Finalmente, debemos considerar que la situación de desequilibrio financiero más inmediata que se deduce si las afirmaciones y formulaciones anteriores invierten su signo, es decir, si el pasivo circulante o las deudas a corto plazo son superiores al activo circulante con el que hay que hacerle frente, nos hallaremos ante otra delicada (aunque no tanto) situación empresarial, que conocemos como suspensión de pagos. Distinta de la quiebra referida anteriormente, la suspensión de pagos acontece cuando, si bien lo que se posee no es inferior a lo que se debe, como sucedía en la quiebra, sino superior, la composición temporal de estas dos magnitudes es dispar, en el sentido de que las deudas a corto plazo son superiores a los elementos del circulante de igual período con los que hay que hacerles frente, lo que provoca una parálisis financiera temporal o definitiva si no se ponen los remedios adecuados a tiempo.
No obstante, y para concluir, cabe poner de manifiesto que para darse ambas situaciones, quiebra y suspensión de pagos, los desequilibrios deben manifestarse de forma persistente, dado que, como se ha dicho, el balance se refiere a un momento concreto y es posible que si analizamos balances posteriores dichas situaciones hayan remitido debido a la propia dinámica empresarial y/o a las medidas adoptadas por la gerencia. Igualmente, conviene señalar que ambos conceptos han sido considerados desde una perspectiva técnica contable, dado que su perfeccionamiento jurídico pasa por la instancia formal de cualquiera de dichas situaciones ante los tribunales competentes.
Lectura y conclusiones
La lectura del balance se articula en dos apartados: solvencia y endeudamiento. En el ejemplo que nos ocupa, la conclusión sería la siguiente:
* Análisis de solvencia. La farmacia presenta cierto desequilibrio, puesto que tiene concentradas las deudas a corto plazo. El activo circulante está puesto en límite para atender sus obligaciones. Debería negociarse con los proveedores un aplazamiento mayor en los pagos para no generar tensiones de tesorería.
* Análisis del endeudamiento. Las ratios de endeudamiento nos están indicando que la farmacia está excesivamente financiada con fondos propios y que, probablemente, con financiación ajena podría obtenerse mayor rentabilidad. *
Publicado hasta ahora
Los módulos 1 y 2 de este curso se publicaron en los números de enero a junio de 2005. El primero abordó el valor del dinero en el tiempo y la evaluación de las inversiones. El segundo analizó los costes como herramientas en la toma de decisiones en la oficina de farmacia. El tercero describe el análisis financiero de la oficina de farmacia.
Próximo número
En el próximo número iniciaremos el módulo 4 de este curso, que aborda la planificación financiera.