Desde la constitución de la Sociedad Española de Calidad Asistencial (SECA), y tras una experiencia de 23 reuniones científicas, se ha avanzado en madurez y capacidad de convocatoria, como lo demuestra el hecho de los casi 1.000 congresistas que han acudido a su última edición. Paralelamente, las expectativas y necesidades de sus asistentes también han progresado para demandar, tal y como indican los resultados de las encuestas de satisfacción recogidas, máxima calidad científica y eficacia organizativa.

Analizar, revisar y evaluar los procesos implicados en la organización de una reunión científica es una fuente de incalculable valor para su mejora continua y un excelente y necesario punto de partida para rediseñar el proceso con vista a sus futuras ediciones. Esto es precisamente lo que la SECA ha venido haciendo desde hace años1-6.

El diseño del programa científico es responsabilidad del Comité Científico del Congreso y, sin duda, una de las actividades estrella a la hora de juzgar el éxito obtenido. Asimismo, tiene un proceso, el de la gestión de las comunicaciones remitidas, con un componente de máxima trascendencia: la relación directa entre un cliente que solicita un modo de participación activa en el evento con el necesario papel evaluador de un comité, que tiene que juzgar la calidad e idoneidad de un trabajo que representa el esfuerzo de un buen número de profesionales y de recursos. Engloba, entre otras actividades, la recepción, la evaluación y la decisión sobre su aceptación y modo de exposición, así como la valoración de las merecedoras de premios del congreso, lo que exige la máxima transparencia, objetividad, fiabilidad y rigor metodológico.

Con este estudio se pretende describir y analizar estas actividades con el fin de contribuir a la mejora continua de este proceso, así como presentar los resultados científicos del Congreso de SECA celebrado en Toledo en octubre de 2006.

Estudio descriptivo del proceso seguido para la definición del programa científico, así como para la evaluación de las comunicaciones remitidas para su presentación en el Congreso SECA 2006; se utilizó, como fuentes, la base de datos oficial de comunicaciones del Comité Científico y los formularios de evaluación remitidos por sus 21 miembros. La figura 1 muestra el flujograma general del proceso.

Figura 1.

Flujograma general del proceso de evaluación de comunicaciones.

(0.16MB).

Para la definición del programa científico se tomó como base su organización temporal, que consiste en 4 días de duración con una distribución de talleres, conferencias, sesiones plenarias, sesiones de comunicaciones orales y defensa de póster.

Para el diseño del programa científico y con el objetivo de hacer partícipe a todo el comité, se solicitó a los miembros del Comité Científico sugerencias sobre los temas a incluir, en sucesivas rondas, mediante correo electrónico. El proceso se inició con la constitución del Comité en Cádiz durante la celebración del XXIII Congreso; el programa quedó elaborado en el primer trimestre de 2006, y conformado con 7 talleres, 2 conferencias y 5 sesiones plenarias, con 15 ponencias y 4 comunicaciones elevadas a mejores experiencias.

Con este trabajo se ha pretendido hacer explícito el proceso y los criterios utilizados para organizar los aspectos científicos del Congreso de Calidad Asistencial y, específicamente, los utilizados para adoptar las decisiones sobre la participación de los trabajos externos recibidos en forma de comunicaciones.

El número de comunicaciones remitidas a los congresos de la Sociedad Española de Calidad Asistencial mantiene un incremento a lo largo de su historia, con un salto importante con el Congreso de 2000, desde el que se mantiene con escasas variaciones hasta que en 2005 se alcanza el techo actual de 808 comunicaciones aceptadas. Los datos están referidos al número de comunicaciones aceptadas, ya que no se dispone de la serie completa del porcentaje de comunicaciones rechazadas en cada uno de los congresos. De las 849 comunicaciones recibidas para el Congreso de Toledo, se ha rechazado un 10%, con un total de 762 comunicaciones aceptadas.

La evaluación de las comunicaciones es un procedimiento metodológicamente complejo y, desde nuestro punto de vista y a pesar de los cambios introducidos en los últimos años, continúa siendo un proceso mejorable. Las medidas correctoras introducidas en relación con el anonimato de los evaluadores, la transparencia de las puntuaciones, la utilización de criterios explícitos y la mejora en participación y democratización de la toma de decisiones no han terminado de resolver los problemas inherentes a este tipo de evaluación. Así, las limitaciones debidas al número máximo de caracteres impuesto a los autores para la elaboración del resumen genera que, con frecuencia, un gran número de ellos no lleguen a contener los elementos suficientes que permitan a un evaluador externo valorar la dimensión real del trabajo. Una buena prueba de las oportunidades que tenemos se desprende de la variación de los resultados en la aplicación de los criterios por los evaluadores del Comité Científico.

Por otra parte, las diferentes etapas del proceso de organización del congreso, desde la finalización del plazo de presentación de comunicaciones, con la necesaria información a los interesados sobre la aceptación o el rechazo de las comunicaciones y la gestión de los tiempos de impresión del Libro de Ponencias y Comunicaciones, suponen nuevos obstáculos añadidos para establecer planes de mejora en el proceso.

Otro aspecto en el que es necesario avanzar es en la definición del subproceso de premios. Las dificultades mencionadas para evaluar las comunicaciones son compartidas en el momento de preseleccionar las que pueden optar a alguno de los premios del Congreso. Las incertidumbres en la selección de las mejores experiencias se intenta controlarlas mediante el contacto directo con los autores y, cuando es posible, con la solicitud de ampliación de información. Esta medida, sin embargo, no es posible ponerla en marcha para los demás candidatos a otros premios, por los problemas de tiempos ya mencionados.

También se ha ido realizando un esfuerzo progresivo para organizar la presentación de las comunicaciones orales agrupadas de forma temática para facilitar a los congresistas la posibilidad de asistir al mayor número posible que sean de su interés. Para esta organización la principal dificultad está relacionada con la disponibilidad de salas y espacios temporales dentro del cada vez más apretado programa del Congreso. La defensa de los póster también es un asunto no bien resuelto, porque no hay un procedimiento explícito, consensuado y conocido para realizarla, lo que genera una importante variación que, unido a la dificultad organizativa de asignar horas específicas para la defensa del póster dentro del horario de la sesión prevista, contribuye a un bajo grado de satisfacción de los congresistas con esta actividad. La conveniencia de defender el póster es obvia, pero necesitamos mejorar la forma de llevarla adelante.

Otro tema importante, como se ha visto en esta y en anteriores ediciones del Congreso, es la oportunidad territorial de la organización del Congreso para impulsar los trabajos de calidad. El espectacular incremento de los trabajos presentados por la comunidad autónoma organizadora debe ser un elemento de incentivación para las comunidades que perciban la necesidad de potenciar las políticas de calidad.

Finalmente, los instrumentos con los que debemos evaluar las impresiones de nuestro cliente se han demostrado insuficientes y sujetos a un necesario e inaplazable estudio de mejora. Los elementos y las dimensiones a evaluar deben ser establecidos de forma que permitan identificar oportunidades de mejora y cuantificar sus grados de satisfacción con mucha mayor concreción y fiabilidad que los actualmente utilizados.

Que la participación en el Congreso de la Sociedad Española de Calidad Asistencial mantiene una tendencia ascendente se ve confirmada con los resultados expuestos. Ha pasado a la mayoría de edad por su complejidad organizativa, pero paralelamente debemos exigirnos el máximo nivel en su vertiente científica. Sobre todo porque es donde nuestro cliente se siente como verdadero protagonista.