La farmacia, como empresa, cada día es más consciente de la importancia del «espacio dedicado al cliente». Esta cesión de espacio plantea un nuevo problema: la gestión del stock ubicado en puntos diversos e incluso distantes entre sí. Es frecuente que nuestras existencias no estén almacenadas o colocadas en un único sitio, sino fragmentadas en distintas ubicaciones.
Dotar a las farmacias de ese espacio que permite al cliente comprar con intimidad si lo requiere y estar cómodo mientras espera, recibiendo a la vez una oferta visual agradable y ordenada de nuestros productos, es un objetivo a menudo alcanzable gracias a una organización eficiente del espacio, que poco tiene que ver con los almacenes y reboticas de toda la vida.
La disminución del espacio de almacén obliga a ingeniárselas con estanterías ergonómicas de gran aprovechamiento e incluso a dejar «paquetes» lejos del mostrador (en altillos, sótanos, etc.) y/o en locales externos a la propia farmacia. Así se ha ido resolviendo, a trancas y barrancas, esta nueva necesidad de convertir la oficina de farmacia en un espacio en el que se puede «adquirir bienestar», además de resolver problemas relacionados con la salud y los medicamentos.
Pero esta situación ha planteado un nuevo problema a la gestión del stock, ya que ahora éste no se halla en un único lugar, sino, como ya se ha señalado, fragmentado en distintas ubicaciones.
Gestión de un multialmacén
La gestión de un multialmacén debe ser muy sencilla y transparente para poder resolver el día a día en la farmacia sin enormes esfuerzos, pero a la vez, dada la gran variedad de incidencias y necesidades que se pueden presentar (localización rápida, traspasos entre almacenes, control de caducidades, necesidad de recepcionar para distribuir en distintos sitios, realización de inventario y control, etc.), deberá ser una gestión completa y que permita supervisar todo el proceso con gran facilidad de uso.
A un sistema de gestión de multialmacén le deberemos exigir:
Que permita definir tantas ubicaciones como queramos dentro (góndolas, escaparate) y fuera de la farmacia (almacén, etc.). Es evidente que a mayor fragmentación, más exhaustivos deberán ser la planificación, el control y la gestión.
Que permita diferenciar entre ubicaciones de dispensación o de reabastecimiento (para alimentar a las anteriores). Esta diferencia es importante a la hora del funcionamiento.
Que priorice almacenes de cara al servicio. Esto dependerá del movimiento: hay que pensar que en un almacén no sólo hay salidas de mercancía, sino también entradas.
Que tenga una gestión de stock por cada almacén, contemplando mínimos y máximos para mantener el stock deseado.
Que genere «órdenes de traspaso» entre almacenes (pasos de mercancía de un almacén a otro) y las gestione.
Que permita, si se desea, que los almacenes puedan ser autónomos.
El sistema en acción
Con un sistema de gestión de multialmacén, lógicamente informatizado, que contemple estas posibilidades, y con nuestros stocks controlados, nos queda comprobar cómo se resuelven, en la práctica, los movimientos de almacén, es decir, las ventas/salidas y los pedidos/recepción. Llegada la hora de la verdad, cuando entramos en faena y tenemos que vender, realizar pedidos y colocar el género, todo debería ser sencillo y fácil.
Venta. Durante la venta, el sistema debería informarnos de dónde debemos coger la mercancía en cada momento. Esta opción podría ser totalmente automática y el sistema propondría qué coger de cada almacén (teniendo en cuenta prioridades, stock y caducidades).
A partir de ese automatismo, se debería poder intervenir en cualquier momento de forma manual, si así lo decidiese el usuario. Como vemos, el vendedor debería tener toda la información que necesita y flexibilidad para poder hacer ágilmente su labor de dispensación.
Emisión y recepción de pedido. Durante el pedido y su recepción, cada almacén o ubicación funcionaría de acuerdo a la configuración previa, pudiendo hacer propuestas de pedido, que luego se resolverían en el momento de formular el pedido diario.
Del mismo modo, al realizar la recepción deberíamos disponer de facilidades para colocar los productos en distintos almacenes o ubicaciones. Esto nos debe facilitar la colocación de productos, otro de los problemas que surgen al tener un stock fragmentado.
Sin duda, estamos reclamando una gestión fácil en la operatoria de venta, localización, reposición y pedido, a partir de una visión clara de las distintas ubicaciones y el papel de cada una de ellas. Pero evidentemente sigue siendo necesario controlar, y es que, entre tanto producto, el control es imprescindible.
Control. Para facilitar el control, es conveniente que la gestión pueda ser «protegida» informáticamente, para jerarquizar o tener siempre localizado quién y cuándo mueve algo. El sistema también debe poder generar informes de entradas, salidas y situación.
En las salidas --las ventas-- se debería conocer qué artículos han salido de qué almacenes, qué ha salido de un determinado almacén (o ubicación) o cuántas unidades de un producto se han cogido de cada almacén. De esta forma el chequeo resulta sencillo. Para las entradas se debería poder disponer de un inventario exigente, tanto por almacenes individuales como del colectivo de almacenes.
Con esta información de entrada y salida, podríamos tener un excelente control de los movimientos de nuestros puntos de almacén o ubicaciones.
Otras utilidades
Cabe destacar que los problemas de la gestión de stocks situados en múltiples ubicaciones se dan en muchas actividades y la solución pasa por tener claro qué hace cada almacén o ubicación. Con esto, con un sistema de gestión pensado para tal fin y dotado de las prestaciones que aquí hemos descrito, es posible realizar una correcta gestión de existencias sin un gran trabajo añadido.
Por otro lado, un sistema de gestión multialmacén resulta de gran ayuda a la hora de controlar la gestión de un autómata de los que actualmente se están incorporando en oficinas de farmacia.
Como vemos, cada día más, el concepto de «gestión» se hace imprescindible en la farmacia, y resulta necesario gestionar para obtener una rentabilidad que nos permita ofertar servicios sanitarios de calidad. La gestión, indudablemente, debe estar informatizada, por lo que el farmacéutico debe estudiar la oferta de software disponible a estos efectos en el mercado y elegir un producto que dé respuesta fácil y eficiente a las necesidades y desafíos empresariales que se le plantean cada día, también en materia de gestión de stocks.