Todas las instituciones y entidades articulan sus declaraciones de principios, sus objetivos y otros detalles asociativos y de organización y de relación social para disponer de herramientas útiles de funcionamiento y definir y delimitar las competencias de las actividades y los cargos. En este sentido, nuestra Sociedad declara en sus estatutos que su fin general es el estudio y la difusión de la Senología (artículo 2). Asimismo, también establece que para cumplimentar dicho fin deben organizarse Congresos y otras actividades científicas y docentes (artículo 3). Estos principios fundamentales fueron establecidos en el momento de la fundación de la Sociedad en el año 1980 y han permanecido inalterados en el espíritu y en la letra de tales estatutos hasta el momento actual. Han pasado, por lo tanto, 22 años desde que fuera formulada esta intención y a la vista de las numerosas y variadas actividades realizadas puede concluirse con optimismo que se ha conseguido el objetivo propuesto. Congresos, cursos, cursillos, certificados, diplomaturas, maestrías, conferencias, informes, publicaciones de carácter técnico, protocolos, trabajos de seminario y encuestas son algunas de las actividades tipo organizadas o patrocinadas en numerosas ocasiones por la Sociedad Española de Senología y Patología Mamaria, durante este período de tiempo. Entre todas ellas podrían destacarse, probablemente, los Congresos.
En sentido figurado, los congresos son a menudo interpretados como el "buque insignia" de la Sociedad, en el sentido de que la vitalidad de la misma se traduce y se manifiesta, externa e internamente, de forma fundamental en ese tipo de actividad. Además, los Congresos son también multidisciplinarios y multiinstitucionales como la propia patología mamaria y la Sociedad misma. En cualquier caso, no cabe duda que es la actividad más paradigmática de la Sociedad. El principal valor de un Congreso es, obviamente, el de la calidad científica. Sin embargo, existen otros aspectos que son también muy importantes, especialmente si se trata del Congreso de una Sociedad. Así, los aspectos docentes y de formación continuada son también actividades a desarrollar. Otro tercer grupo de acciones son las de la denominada expresión social que incluye desde la de tipo profesional (consensos, declaraciones y difusión a prensa u otros medios, informes oficiales de la Sociedad, etc.) a la asociativa al amparo de la Sociedad y la de la relación entre los asociados. Finalmente, proporcionan la oportunidad y el marco para las reuniones de los distintos comités y grupos de dicha Sociedad: Asamblea General, Junta Directiva, Comités Científico y Docente, Comité Editorial de la Revista de Senología, Reunión de Titulados Universitarios, etc.
Hasta el momento actual se han desarrollado 20 congresos o reuniones. El balance científico y organizativo es, en general, muy positivo y la asistencia y la participación han sido muy numerosas. No obstante, el contexto científico y organizativo de los Congresos y el de la Sociedad han ido cambiando progresivamente. El análisis que realizaría el autor de esta editorial al respecto contemplaría que, por una parte, la Sociedad ha ido creciendo en número de Socios (28 en 1980, 502 en 1990, 759 actualmente), en estructuras de participación (actualmente hay 5 comités o Comisiones establecidas y 1 Patronato de la Fundación), en nuevas competencias (Fundación de Senología, Premios, Relaciones sociales y administrativas con la Sociedad Internacional y la Revista Breast J., con la Revista Le Sein, etc.) y en perspectivas de futuro y de pontencialidad profesional, destacando en este último aspecto el proyecto de "Área de capacitación específica" en Senología. Por otra, la complejidad científica y organizativa que han ido adquiriendo los Congresos y las Reuniones de la Sociedad ha ido en aumento debido a múltiples factores entre los que se resaltarían: la mayor renovación, o incluso la obsolescencia, del conocimiento por el rápido progreso de la ciencia; el aumento de la oferta de actividades similares que produce una mayor competitividad, tanto desde el punto de vista de novedad científica como en la obtención de recursos e inscripciones; la deseable participación de los Comités y los Socios en la organización de las actividades científicas; la incorporación de nuevos métodos de transmisión del conocimiento o de las nuevas tecnologías audiovisuales; la creciente necesidad de ofrecer un marco de calidad en todos los aspectos organizativos, etc. Tales complejidades quizá podrían explicar, al menos en parte, algunas problemáticas científicas y/o organizativas que se han presentado en algunas, pocas, ediciones de los Congresos o Reuniones de la Sociedad.
Por todos los motivos expuestos, la Junta Directiva consideró en su momento la necesidad de regular y adaptar la estructura y la organización de los Congresos y las Reuniones de la Sociedad a las necesidades actuales. Dada la importancia del tema y el deseo de universalizar la participación, también se estimó necesario plasmar dichos cambios en un documento de"Reglamento de Congresos y Reuniones de la Sociedad Española de Senología y Patología Mamaria" para que fuera el marco de referencia de la actividad y pudiera estar a disposición de todos los Socios. Sin embargo, una primera cuestión que en general se ha planteado, y que probablemente todos los Socios podrían plantearse, es la de si es necesario un reglamento para asegurar la calidad científica y organizativa de los Congresos. La pregunta concreta podría ser: ¿será positivo el balance entre la mayor eficacia que se espera obtener y la burocratización que comporta un reglamento? La respuesta es que teóricamente debería serlo. Tal suposición se basa en primer lugar en los beneficios generales que se reconocen en toda normativa y que se han resumido en las primeras frases de esta editorial. Por otra parte, en que el mencionado reglamento no sólo se indica ordenadamente lo que hay que hacer y quién no lo debe hacer sino que, además, está incluido en él una sistemática general del cómo y, sobre todo, del cuándo debe hacerse. Asimismo, por el hecho que prevé un período transitorio para su aplicación que pretende colaborar a hacerla viable. Incluso se han dado algunos detalles en un anexo del mismo que serán probablemente muy útiles a los organizadores de estas actividades. Todos estos valores añadidos se han coordinado también con los de las funciones de la Junta Directiva de la Sociedad y el de los Comités Organizador, Científico y Docente para el buen funcionamiento del Congreso o de la Reunión. Además las directrices establecidas son únicamente sobre principios fundamentales y organizativas y sólo obligan formalmente a que la actividad sea de calidad. En consecuencia no limitan la potencialidad ni las ideas o las iniciativas de los organizadores u otros participantes en la organización científica o docente. En conjunto, el reglamento debería garantizar el buen funcionamiento de la actividad. No obstante, es evidente que el deseo no sustituye al esfuerzo aunque pueda estar bien reglamentado y, por lo tanto, el éxito científico, docente y organizativo de los Congresos seguirá dependiendo de la ilusión y el trabajo de los responsables de cada una de las partes de tal actividad. Sólo que ahora hay disponibles unas directrices de referencia y unas líneas armonizadoras de las iniciativas de todos los responsables implicados.
También podría ser quizás interesante describir cuál ha sido el proceso seguido para la elaboración de ese reglamento. El procedimiento empleado ha seguido una exhaustiva actuación de consulta, análisis y debate de los factores que forman parte de este tipo de actividades, buscando siempre el consenso en los temas que lo requirieron. La línea de trabajo marcada ha sido un poco novedosa dentro de las formas de trabajo de la Sociedad. No obstante, debe especificarse que únicamente se han adaptado las sistemáticas que suelen ser habituales para la creación de documentos de esta categoría. El autor de esta editorial considera que el procedimiento empleado, que se resumirá a continuación, es el más recomendable para la elaboración de documentos importantes, como podría ser también la memoria de las áreas de capacitación específica, y así lo ha expresado reiteradamente. En definitiva, el proceso ha seguido las siguientes fases: I) solicitud de criterios, que no opiniones, sobre la organización en general de los Congresos y Reuniones de la Sociedad a los miembros de la Junta Directiva (JD) y a los Socios, a través de una carta-encuesta (1998); II) elaboración de una Comisión de cuatro miembros de la JD para coordinar específicamente este tema (1998); III) recogida y procesamiento de la información obtenida de los miembros de la JD y de las encuestas de los Socios (1998); IV) elaboración de un primer documento que integró dichas propuestas ordenadas por conceptos (1999); V) análisis y debate en diversas reuniones de JD hasta la aprobación de un segundo documento (1999-2000); VI) realización por parte de dos miembros de JD de una simulación de funcionamiento que detectó diversas incompatibilidades para su aplicación en la práctica (2000); VII) elaboración de un organigrama cronológico hasta el 2005 preveyendo el funcionamiento de la organización de las actividades científicas y docentes y de las tareas de todos los Comités y elaboración de extractos del reglamento con las partes que hacen referencia específica a cada Comité implicado (todos estos organigramas y extractos se han diseñado para contrastar en la práctica la viabilidad del reglamento y para facilitar su utilización posterior) (2001); VIII) aprobación del tercer y definitivo documento en la siguiente reunión de JD incorporando los cambios introducidos para subsanar los errores detectados en la simulación y los organigramas (2001); IX) envío del reglamento definitivamente aprobado en JD a todos los Socios para la realización, si lo consideramos oportuno, de enmiendas a partes del mismo o a su totalidad (para facilitar la participación se incluyó un modelo de instancia y ejemplos ilustrativos de algunas de las situaciones más habituales que podían presentarse) (2001); X) ordenación de las 8 enmiendas presentadas y realización de una transaccional para su presentación a la siguiente Asamblea anual de la Sociedad (2001); XI) finalmente, presentación y aprobación individualizada de las enmiendas presentadas y del documento definitivo durante la Asamblea anual de la Sociedad que se celebró en su XX Reunión Nacional el 18 de octubre de 2001. Como puede apreciarse el proceso ha durado más de 2 años, que es un tiempo considerable. Sin embargo, deben tenerse en cuenta dos factores que explican perfectamente tal situación. En primer lugar, que para obtener un buen documento y que sea real en la práctica debe analizarse en profundidad el tema y debe debatirse para alcanzar un acuerdo general. En segundo lugar, las circunstancias disponibles para realizar este trabajo. En este sentido, los trámites de las diversas documentaciones y las tres reuniones de la Junta Directiva que se efectúan por término medio al año (1 de ellas durante el Congreso o Reunión anual) explican con exactitud esta aparente dilación en el tiempo. Si se hubiera dispuesto de un mayor tiempo de dedicación y de presupuesto, dicho período se hubiera acortado considerablemente. Por tanto no sería un inconveniente del sistema sino de las circunstancias de su desarrollo. En cualquier caso, el producto final es, evidentemente, un documento muy trabajado, muy debatido y muy consensuado. Debería funcionar. Debería mejorar la calidad científica y organizativa de nuestros Congresos y Reuniones.
Por último, indicar que el documento final aprobado se halla publicado en este mismo número de la revista. Además de las características ya reseñadas a lo largo de esta editorial, sus principios fundamentales y las novedades que aporta se resumen a continuación empleando en parte el texto mismo del documento (en cursiva).
En primer lugar los principios generales más fundamentales:
1. Garantizar la calidad científica de los Congresos y las Reuniones de la Sociedad Española de Senología.
2. Ofrecer un marco organizativo de referencia que armonice las iniciativas del Comité Organizador con los fines de la Sociedad y se beneficie de las experiencias de organizaciones anteriores.
3. Asegurar que los Congresos y las Reuniones sean el órgano de expresión científica y social de la Sociedad. (Objetivos generales del preámbulo.)
Para conseguir estos principios fundamentales, se propone un modelo en el que Congresos y Reuniones pretenden objetivos científicos distintos aunque de igual importancia. Un breve resumen de los mismos se ofrece a continuación:
"En el programa científico de los Congresos se deben abordar los temas de mayor relevancia."(Objetivos específicos del preámbulo.)
En referencia a los ponentes de los Congresos:
"Serán especialistas de reconocido prestigio en los temas seleccionados, nacionales o extranjeros, miembros de la Sociedad o no." (Art. 5 reglamento Congresos.)
"Son objetivos de las Reuniones el intercambio científico y de experiencias profesionales entre los miembros de la Sociedad o entre diversos Centros, el establecimiento de consensos en temas que lo requieran, la formación continuada, la modulación de actitudes en base a experiencias de otros profesionales, etc."
Los ponentes de las Reuniones:
"Estarán constituidos fundamentalmente por miembros de la Sociedad." (Art. 5 reglamento Reuniones.)
"La participación de los miembros de la Sociedad, destacando la de los más jóvenes, sería la característica principal de dicha actividad científica." (Art. 2 reglamento Reuniones.)
Con la finalidad de contribuir al aumento de la calidad científica de los Congresos y las Reuniones:
"La Sociedad podría colaborar de forma puntual, y limitada en un contrato-programa, en los gastos de alguna de sus actividades científicas"a través de la Fundación de la Senología. (Objetivos específicos del preámbulo y art. 10 del reglamento de Congresos y de Reuniones.)
Los cursos de Formación y los diversos tipos de "Expresión Social" también se hallan contemplados en el reglamento.
Finalmente, otra de las novedades que incorpora este documento es la participación real y activa de un mayor número de figuras organizativas. Además de las actuales, es decir, Comité Organizador del Congreso o de la Reunión y Junta Directiva de la Sociedad, se hallan implicados el Comité Científico del Congreso o la Reunión (que incluye el Comité Científico de la Sociedad) y el Comité de Docencia de la Sociedad. Los Socios podrían intervenir en las decisiones de los Congresos o las Reuniones exponiendo sus criterios directamente en la Asamblea anual, como hasta ahora, o indirectamente a través de estos Comités.
Respecto a su aplicación:
"Se establecerá un período de tiempo de aproximadamente 2 años desde la aprobación del reglamento y del anexo que lo acompaña hasta su aplicación (XXII Reunión Nacional 2003).Durante dicho período, la Junta Directiva de la Sociedad adoptará las medidas necesarias para adaptar al reglamento las estructuras y los Comités Sociales implicados. Asimismo se recomienda que la actividad que se celebrará entre ambas fechas (XXI Congreso 2002)se ajuste al máximo a su normativa."
El objetivo de esta editorial ha sido el de presentar el mencionado reglamento a los Socios y, sobre todo, el de estimular aún más su colaboración y su participación en los Congresos y las Reuniones de la Sociedad Española de Senología y Patología Mamaria en un nuevo invento de que ésta sea una tarea común.
