Result of the implementation of a quality management system based on the ISO 9001:2015 standard in a surgical intensive care unit

Abstract

Introduction

The implementation of Quality Management Systems (QMS) is one of the fundamental and future-oriented elements for the improvement of modern health systems. The objective of implementing a QMS in accordance with the requirements of the ISO 9001: 2015 Standard is to effectively carry out its activities, covering both technical and management aspects, guaranteeing the satisfaction of the needs and expectations of all its stakeholders, as well as compliance with legal and regulatory requirements. It must contemplate all those aspects that have an impact on the final quality of the product or service provided by the organization.

Objective

The main objective is to describe the process of implementing a QMS under the ISO 9001: 2015 Standard in the Surgical Intensive Care Unit of the General University Hospital of Elche and evaluate its results.

Methodology

Carrying out and implementing a QMS in the Surgical Intensive Care Unit of the General University Hospital of Elche applying the points of the ISO 9001: 2015 Standard. The SGC has followed the benchmark of management by processes, identifying from its strategic core of mission, vision and values, the different processes involved and their interrelation reflected in the process map. Based on it, the necessary documents have been developed to describe the operation of the Unit both at an operational level through the key processes (admission and initial assessment of the patient, stabilization, follow-up, complementary tests, interconsultations, transfers and discharge) as well as which refers to procedures of a strategic or support type.

Results

The strategic lines that marked the beginning of the deployment of our QMS were defined with the drafting of 7 objectives, achieving 100% compliance. The key processes (7) that described the functioning of our organization were elaborated, as well as those of a strategic type (14) and support or support (5), complemented with 55 medical and nursing protocols. 20 monitoring indicators were analyzed: 6 organizational and planning type, and 14 clinical. 46 incidents were detected in the first year of implementation of the QMS that were analyzed by the Quality Commission, emerging 7 corrective actions. 14 improvement actions were developed after the application of the AMFE methodology for key processes, achieving an average of greater than 70% effectiveness after reassessment. From the analysis of patient and family satisfaction through SAIP case management, 41 of a total of 52 cases were acknowledgments in writing.

Conclusions

Implementing a QMS in our Surgical Intensive Care Unit has made it possible to define the strategic lines of our organization, develop objectives, establish monitoring indicators, standardize the work of the Unit through procedures and protocols, increase safety at work through the use of lists of verification, initiate improvement actions to strengthen the weak points of the QMS itself, as well as know the degree of satisfaction and needs of our patients and the personnel who work in it.

Resumen

Introducción

La implantación de los Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC) es uno de los elementos fundamentales y de futuro para la mejora de los sistemas sanitarios modernos. El objetivo de la implementación de un SGC de acuerdo con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 es llevar a cabo de manera eficaz sus actividades, abarcando tanto los aspectos técnicos como los aspectos de gestión, garantizando la satisfacción de las necesidades y expectativas de todas sus partes interesadas, así como el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios. Debe contemplar todos aquellos aspectos que tengan incidencia en la calidad final del producto o servicio que presta la organización.

Objetivo

El objetivo principal es describir el proceso de implementación de un SGC bajo la Norma ISO 9001:2015 en la Unidad de Cuidados Intensivos Quirúrgica del Hospital General Universitario de Elche y evaluar sus resultados.

Metodología

Realización e implementación de un SGC en la Unidad de Cuidados Intensivos Quirúrgica del Hospital General Universitario de Elche aplicando los puntos de la Norma ISO 9001:2015. El SGC ha seguido el referente de la gestión por procesos, identificando desde su núcleo estratégico de misión, visión y valores, los diferentes procesos implicados y su interrelación plasmado en el mapa de procesos. A partir del mismo, se han desarrollado los documentos necesarios para describir el funcionamiento de la Unidad tanto a nivel operativo mediante los procesos clave (ingreso y valoración inicial del paciente, estabilización, seguimiento, pruebas complementarias, interconsultas, traslados y alta) como en lo que se refiere a procedimientos de tipo estratégico o de soporte.

Resultados

Se definieron las líneas estratégicas que marcaron el inicio del despliegue de nuestro SGC con la redacción de 7 objetivos alcanzándose su cumplimiento en el 100%. Se elaboraron los procesos clave (7) que describían el funcionamiento de nuestra organización, así como los de tipo estratégico (14) y de soporte o apoyo (5), complementados con 55 protocolos médicos y de enfermería. Se analizaron 20 indicadores de monitorización: 6 de tipo organizativo y planificación, y 14 clínicos. Se detectaron 46 incidencias en el primer año de implantación del SGC que fueron analizadas por la Comisión de Calidad surgiendo 7 acciones correctivas. Se elaboraron 14 acciones de mejora tras la aplicación de la metodología AMFE para los procesos clave, consiguiendo una media superior al 70% de efectividad tras su reevaluación. Del análisis de la satisfacción del paciente y familiares a través de las gestiones de casos por el SAIP, 41 de un total de 52 casos fueron agradecimientos por escrito.

Conclusiones

Implementar un SGC en nuestra Unidad de Cuidados Intensivos Quirúrgica ha permitido definir las líneas estratégicas de nuestra organización, desarrollar objetivos, establecer indicadores de monitorización, estandarizar el trabajo de la Unidad mediante procedimientos y protocolos, aumentar la seguridad en el trabajo mediante la utilización de listas de comprobación, iniciar acciones de mejora para fortalecer los puntos débiles del propio SGC, así como conocer el grado de satisfacción y necesidades de nuestros pacientes y del personal que trabaja en ella.